Proforma Fatura Nedir? Nasıl Hazırlanır? — İhracat Rehberi 2026

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura (İng: proforma invoice); ihracatçının alıcıya mal veya hizmet tesliminden önce gönderdiği, kesin sipariş alınmadan düzenlenen ön faturadır. Yasal bağlayıcılığı olmamakla birlikte uluslararası ticarette işlemin temel parametrelerini — ürün, miktar, birim fiyat, teslimat koşulları — resmi olarak tanımlar.

Proforma fatura, ihracat sürecinin ilk belgesidir. Alıcı bu belgeye dayanarak ithalat lisansı, akreditif (L/C) ya da döviz transferi için kendi ülkesindeki makamlara başvurabilir.

Proforma Fatura Ne İşe Yarar?

• Akreditif açılması: Alıcı bankası, proforma faturayı temel alarak akreditif limitini belirler.
• İthalat izni / lisansı: Bazı ülkelerde alıcının gümrüğü veya ticareti düzenleyen kurumu, ithalat öncesinde proforma fatura ister.
• Döviz transferi: Alıcının ülkesinde merkez bankası onayı gerektiren transferlerde proforma fatura zorunludur.
• Sigorta düzenlemesi: Kargo sigortası için malın değerinin belgelenmesi amacıyla kullanılır.
• Gümrük ön değerlendirmesi: Bazı gümrük idareleri, mal gelmeden proforma üzerinden ön sınıflandırma yapabilir.
• Teklif / fiyat teyidi: İhracatçı ile alıcı arasında ticari koşulların mutabakatını sağlar.

Proforma Fatura ile Ticari Fatura Arasındaki Fark

Özellik	Proforma Fatura	Ticari Fatura (Commercial Invoice)
Düzenlenme zamanı	Sipariş onayından önce	Mal sevkiyatı sırasında
Yasal bağlayıcılık	Yok (teklif niteliğinde)	Var (ödeme yükümlülüğü doğurur)
Gümrük kullanımı	Ön değerlendirme	Resmi gümrük beyanı
Muhasebe kaydı	Yapılmaz	Mutlaka yapılır
Başlık	"PROFORMA INVOICE" yazar	"COMMERCIAL INVOICE" yazar

Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır? Zorunlu Bilgiler

Geçerli bir proforma faturada şu bilgiler bulunmalıdır:

1. Satıcı bilgileri: Şirket adı, tam adresi, vergi numarası, iletişim bilgileri
2. Alıcı bilgileri: Consignee adı ve adresi (faturanın gönderileceği firma)
3. Proforma fatura numarası ve tarihi
4. Geçerlilik süresi: Genellikle 30-60 gün (örn. "Valid until: 30/07/2026")
5. Mal tanımı: GTİP kodu (HS Code), ürün açıklaması, menşe ülke
6. Miktar ve birim: Kaç adet/kg/m²/ton, hangi birimde
7. Birim fiyat ve toplam tutar: Döviz cinsi belirterek (USD, EUR, GBP)
8. Teslimat koşulları (Incoterms): FOB İstanbul, CIF Hamburg, EXW Bursa gibi
9. Ödeme koşulları: T/T 30 gün, L/C at sight, %30 peşin %70 B/L karşılığı gibi
10. Taşıma modu: Deniz, hava, kara
11. Teslimat süresi: "3-4 hafta içinde" veya kesin tarih
12. İhracatçı yetkili imzası ve kaşesi

Proforma Fatura Örneği — Başlık Formatı

Proforma faturada belgenin üst kısmına büyük harflerle PROFORMA INVOICE yazılır. Sıra numarası genellikle PI-2026-001 gibi bir formatta verilir. Bazı firmalar ihracat kayıtlarını kolaylaştırmak için ülke koduyla başlayan numaralama kullanır: DE-PI-2026-001 (Almanya'ya gönderilen ilk proforma).

Sık Yapılan Hatalar

• GTİP kodu eksikliği: Özellikle akreditifli işlemlerde HS kodu olmadan proforma geçersiz sayılabilir.
• Incoterms yanlışlığı: "FOB" yazmak yetmez; "FOB İstanbul Limanı, Incoterms 2020" şeklinde teslim yeri de belirtilmelidir.
• Döviz cinsi belirtmemek: "1000 dolar" yerine "USD 1,000.00" yazılmalıdır.
• Geçerlilik tarihi koymamak: Piyasa dalgalanmalarına karşı koruma sağlamak için zorunludur.
• Mal ağırlığı ve ebat bilgisi eksikliği: Nakliye firması için brüt ağırlık, net ağırlık ve koli boyutlarının eklenmesi faydalıdır.

İhracat Uzmanı ve Proforma Fatura

İhracat uzmanı pozisyonlarında proforma fatura hazırlamak temel bir yetkinliktir. Mülakatlardan ilanların gerekliliklerine kadar hep bu belge öne çıkar. Detaylı iş tanımlarına ve kariyer rehberlerine ulaşmak için İhracat Uzmanı Nasıl Olunur? yazımıza ya da güncel iş ilanlarına göz atabilirsiniz.

Sonuç

Proforma fatura, uluslararası ticarette alıcı ve satıcı arasında güven oluşturan, işlemin parametrelerini netleştiren kritik bir belgedir. Doğru ve eksiksiz hazırlanmış bir proforma fatura; akreditif, gümrük ve lojistik süreçleri hızlandırır. İhracat uzmanı adayları bu belgeyi hazırlayabilmek için dış ticaret mevzuatını ve Incoterms kurallarını iyi bilmelidir.